Kansallisen dialogin prosessi yhdellä keskustelukierroksella
Kansallisen dialogin prosessi yhdellä keskustelukierroksella
Kansallisten dialogien kulloisenkin keskustelukierroksen järjestäminen alkaa päätöksellä järjestää dialogi ja aiheenvalinnalla. Operatiivinen ydinryhmä järjestää avoimen dialogin, jossa kartoitetaan ehdotuksia Kansallisen dialogin tulevan keskustelukierroksen aiheelle. Kutsua levitetään laajasti Kansallisen dialogin toimijoiden verkostoissa.
Tilaisuuden jälkeen operatiivinen ydinryhmä valitsee aiheen seuraavien kriteerien avulla:
Operatiivinen ydinryhmä avaa aiheen niin että se koskettaa mahdollisimman monenlaisia ryhmiä ja päättää keskustelupäivät.
Poikkeuksellisen, yhteiskunnallisen tilanteen, muutoksen tai kriisin johdosta ydinryhmä voi päättää keskustelusarjan käynnistämisestä ilman aiheenvalinta keskustelutilaisuutta.
Operatiivisen ydinryhmän johdolla valmistellaan yleiset kutsumateriaalit dialogiin sekä aiheen mukaiset kohdennetut kutsut. Näitä ovat esimerkiksi tämän sivuston tapahtumasivu, sähköpostiviestipohjat ja sosiaalisen median viestipohjat.
Osa keskustelunjärjestäjistä järjestää keskusteluja joka kerta, aiheesta riippumatta. Näille vakituisille keskustelunjärjestäjille operatiivinen ydinryhmä lähettää kutsun järjestää dialogi joka kierroksella. Vakituisen keskustelujärjestäjän roolista lisää täällä.
Operatiivinen ydinryhmä määrittää lisäksi aiheen kannalta keskeiset kohderyhmät ja pyrkii saamaan mukaan mahdollisimman laajasti eri toimijoita ja ryhmiä keskustelunjärjestäjiksi. Näihin ryhmiin operatiivinen ydinryhmä on yhteydessä eri keinoin kuten puhelimitse ja sähköpostilla, myös henkilökohtaisesti kontaktoiden. Lisäksi kutsua levitetään laajasti eri kanavissa, jotta saadaan uusia keskustelunjärjestäjiä mukaan.
Mahdollisuus järjestää Kansallisen dialogin -keskustelu on avoin kaikille halukkaille järjestöistä julkisen sektorin organisaatioihin ja säätiöistä yksityisiin ihmisiin.
Operatiivinen ydinryhmä vastaanottaa ja julkaisee tapahtumasivulla keskustelun järjestäjiksi ilmoittautuneet. Tapahtumasivulle on koottu lista keskustelun järjestäjistä organisaatio, tarkempi keskustelunaihe, aika, paikka ja mihin/kenelle keskustelijat voivat ilmoittautua.
Operatiivinen ydinryhmä laatii perehdytysmateriaalin ja suunnittelee perehdytyksen keskustelunjärjestäjille. Keskustelukierrosta kohden järjestetään kahdesta kolmeen perehdytystilaisuutta per keskustelupäivä, joihin kaikki keskustelunjärjestäjät voivat osallistua. Perehdytys kestää 2–3 tuntia, sisältäen kutsumisen, käsikirjoituksen ja aiheen läpikäynnin. Tavoitteena on luoda keskustelunjärjestäjille turvallinen ja luottavainen olo sekä vastata heidän kysymyksiinsä.
Keskustelunjärjestäjä kutsuu osallistujat omaan dialogiinsa, jossa on 3–12 henkilöä. Järjestäjän tulee varautua useampiin ryhmiin, jos osallistujia on paljon, sekä huolehtia, että jokaisessa ryhmässä on ohjaaja ja kirjuri. Lisäksi järjestäjä varaa fyysisen tai virtuaalisen tilan keskustelulle. Kutsuminen kannattaa aloittaa noin kuukautta ennen tapahtumaa ja käyttää kaikkia saatavilla olevia kanavia, mieluiten henkilökohtaisesti. Lisätietoja kutsumisesta löytyy järjestäjän materiaalipaketista. Järjestäjät voivat myös haastaa muita mukaan järjestäjiksi.
Varsinaisina keskustelupäivinä keskustelunjärjestäjät järjestävät keskustelun itselleen sopivaan kellonaikaan. Keskustelu on mahdollista järjestää myös jonain varsinaisen keskustelupäivän ympärillä olevana päivänä. Jotta keskustelun yhteenveto tulee osaksi kokonaisuutta, on kuitenkin tärkeää, että keskustelupäivä ei ole muutamaa päivää kauempana varsinaisesta keskustelupäivästä.
Keskustelun jälkeen keskustelunjärjestäjä toimittaa keskustelun kirjauksen palautuslinkin kautta ydinryhmälle. Keskustelunjärjestäjä voi tässä vaiheessa myös halutessaan viestiä omissa kanavissaan keskustelun oivalluksista ja mahdollisista jatkotoimista. Yhteenvedot tehdään aina anonymisoituina, eli niissä ei kerrota osallistujien nimiä eikä mitään sellaista, josta heidät voisi tunnistaa.
Operatiivinen ydinryhmä ottaa vastaan keskustelujen kirjaukset varmistaen, että kaikki keskustelunjärjestäjät ovat toimittaneet yhteenvedot/kirjaukset järjestämistä dialogeistaan.
Kirjauksien toimittaminen yhteistä koontia varten lisää käytyjen keskustelujen vaikuttavuutta, koska siten ne vaikuttavat sen vuoden kansallisen yhteenvedon sisältöön ja sen kautta kaikkiin niihin kehittämishankkeisiin ja toimijoihin, joilla on aikomus hyödyntää yhteenvetoa oman työnsä tueksi.
Operatiivisen ydinryhmän yhteydessä toimiva kirjausten koostajatiimi analysoi kirjaukset ja kirjoittaa ensimmäisen version kansallisesta yhteenvedosta. Koostajatiimi toimittaa sen ydinryhmälle kommenteille. Kommenttien jälkeen koostajatiimi viimeistelee yhteenvedon.
Kansallisten dialogien kirjaukset muodostavat lähtökohtaisesti kiinnostavan tutkimusaineiston käsiteltävästä aiheesta sekä dialogista. Onkin hyvä miettiä aina aihekohtaisesti kirjausten hyödyntämistä myös tutkimusaineistona.
Operatiivinen ydinryhmä huolehtii yhteenvedon julkaisusta ajankohtaista sivulla. Ydinryhmä laatii uutisen/tiedotteen, jota jaetaan ydinryhmän ja vakituisten keskustelujärjestäjien viestintäkanavia hyödyntäen. Tiedote löytyy myös tämän sivuston Uutiset kohdassa, jotta sitä on helppo jakaa myös sosiaalisessa mediassa. Tiedotteessa kerrotaan myös seuraavasta järjestettävästä dialogipäivästä ja kutsutaan mukaan lisää keskustelunjärjestäjiä.
Keskustelunjärjestäjille toimitetaan viestintämateriaalia heidän viestintänsä tueksi (esimerkiksi somenostoja ja -plansseja).
Yhteenvedot käännetään aina myös ruotsiksi ja englanniksi. Keskustelun aiheesta riippuen voidaan tehdä myös käännöksiä muille kielille.
Operatiivinen ydinryhmä varmistaa, että yhteenveto ja siihen sisältyvät viestinnälliset kärjet saavuttavat aiheen kannalta oleelliset tahot valtion ja kuntien hallinnossa. Ydinryhmä pyrkii levittämään yhteenvetoa mahdollisimman laajasti eri toimijoille ja kerää palautetta yhteenvedosta. On hyvä tunnistaa, mikäli yhteenveto toimii syötteenä merkittäviin kansallisiin uudistuksiin tai lainsäädännön kehittämiseen. Kansallisten dialogien toiminnasta kerätään palautetta, jotta pystytään arvioimaan toiminnan vaikuttavuus esimerkiksi lainsäädännön kehittämisessä ja muissa uudistuksissa.
Operatiivinen ydinryhmä arvioi jokaisen keskustelukierroksen toteutuksen ja sen vaikuttavuuden. Arviointi perustuu keskustelunjärjestäjiltä, keskustelijoilta sekä muilta toimijoilta kerättävään palautteeseen ja kiinteään yhteistyöhön operatiivisen ydinryhmän ja vakituisten keskustelunjärjestäjien välillä. Arvioinnin tuloksia käytetään toiminnan kehittämiseen.
Vaikuttavuuden arvioinnista lisää täällä.
Operatiivisen ydinryhmän vakituisille keskustelunjärjestäjille järjestämät vertaistapaamiset muodostavat luonnollisen paikan tehdä arviointia myös dialogisesti. Operatiivinen ydinryhmä vastaa vaikuttavuuden arvioinnin viestimisestä eri kanavissa ja tavoitteena on, että myös keskustelunjärjestäjät välittäisivät tietoa omissa kanavissaan.
Viestintä on avainasemassa Kansallisten dialogien suunnittelussa, toteutuksessa ja toiminnan tunnetuksi tekemisessä.
Viestintäviestintävastuu on kaikilla, erityisesti ydinryhmällä ja dialogien vakituisilla keskustelunjärjestäjillä. Keskustelunjärjestäjiä kannustetaan myös viestimään ja sitä tuetaan ydinryhmästä sisällöllisesti sekä materiaalein. Näin tieto toiminnasta saavuttaa myös muutoin vaikeasta tavoitettavia kohderyhmiä.
Viestinnän perustuu avoimuuteen, jotta kaikilla on mahdollisuus päästä toimintaan mukaan. Viestinnän tavoitteena on kannustaa osallistumiseen. Tunnettuuden rakentaminen on tärkeää, jotta Kansallisista dialogeista muodostuu koko Suomea ja ulkomailla asuvia suomalaisia yhdistävä toimintamalli.