menu

Kan­sal­lis­ten dia­lo­gien pro­ses­sin ja kes­kus­te­lu­kier­rok­sen ku­vaus

Kansallisten dialogien malliin ja dialogien järjestämiseen liittyy monia yhteiskunnan toimijoita.

Infograafi, jossa on kuvattuna tällä sivulla avattu kansallisen dialogin prosessi yhdellä keskustelukierroksella.

Päätös ja aiheenvalinta

Kansallisten dialogien kulloisenkin keskustelukierroksen järjestäminen alkaa päätöksellä järjestää dialogi ja aiheenvalinnalla.

Dialogien aiheenvalinta

  • Operatiivinen ydinryhmä järjestää avoimen dialogin, jossa kartoitetaan ehdotuksia Kansallisen dialogin tulevan keskustelukierroksen aiheelle. Kutsua levitetään laajasti Kansallisen dialogin toimijoiden verkostoissa.
  • Aiheenvalintadialogin pääkysymys on: ”Mistä aiheista Suomessa tulisi käydä seuraavaksi laajaa ja kaikkia kansalaisia koskettavaa dialogia?”
  • Tilaisuuden jälkeen operatiivinen ydinryhmä valitsee aiheen seuraavien kriteerien avulla:
    • Suomessa tarvitaan lisää monipuolista ymmärrystä aiheesta
    • aihe koskettaa laajaa joukkoa kansalaisia koko valtakunnan tasolla
    • aiheen käsittely ei sulje pois mitään tiettyä ihmisryhmää
    • laajempi ymmärrys aiheesta hyödyttää myös julkishallintoa
  • Operatiivinen ydinryhmä avaa aiheen niin että se koskettaa mahdollisimman monenlaisia ryhmiä ja päättää keskustelupäivät.

Poikkeuksellisen, yhteiskunnallisen tilanteen, muutoksen tai kriisin johdosta ydinryhmä voi päättää keskustelusarjan käynnistämisestä ilman aiheenvalinta keskustelutilaisuutta.

Keskustelunjärjes­täjien kutsu­materiaalit

Operatiivisen ydinryhmän johdolla valmistellaan yleiset kutsumateriaalit dialogiin. Näitä ovat esimerkiksi tämän sivuston tapahtumasivu, sähköpostiviestipohjat ja sosiaalisen median viestipohjat. Operatiivinen ydinryhmä valmistelee myös aiheen mukaiset kohdennetut kutsut.

Keskustelunjärjes­täjien kutsuminen, innostaminen ja sitouttaminen

Osa keskustelunjärjestäjistä järjestää keskusteluja joka kerta, aiheesta riippumatta. Näille vakituisille keskustelunjärjestäjille operatiivinen ydinryhmä lähettää kutsun järjestää dialogi joka kierroksella. Vakituisen keskustelujärjestäjän roolista lisää täällä.

Operatiivinen ydinryhmä määrittää lisäksi aiheen kannalta keskeiset kohderyhmät ja pyrkii saamaan mukaan mahdollisimman laajasti eri toimijoita ja ryhmiä keskustelunjärjestäjiksi. Näihin ryhmiin operatiivinen ydinryhmä on yhteydessä eri keinoin kuten puhelimitse ja sähköpostilla. Lisäksi kutsua levitetään laajasti eri kanavissa, jotta saadaan uusia keskustelunjärjestäjiä mukaan.

Mahdollisuus järjestää Kansallisen dialogin -keskustelu on avoin kaikille halukkaille järjestöistä julkisen sektorin organisaatioihin ja säätiöistä yksityisiin ihmisiin.

On hyvä huomioida keskustelunjärjestäjien kutsumisessa eri sektoreiden erilainen toimintalogiikka. Järjestöt voivat todennäköisesti ottaa ketterämmin käyttöön uusia toimintatapoja ja käyttää siihen resursseja, kun toiminta vastaa toiminnan tarpeeseen. Kunnissa ja hyvinvointialueilla taas saatetaan tarvita hallinnon lupa, jotta resursseja voidaan käyttää uuteen toimintatapaan. Yrityksillä toiminnan taustalla voi olla taloudellinen perustelu tai hyöty. Nämä tekijät on hyvä ottaa huomioon keskustelunjärjestäjiä kutsuttaessa.

Kunnissa esimerkiksi osallisuuden vahvistaminen sekä Kansallisten dialogien kytkeminen osallisuustoimintaan voi olla keskeinen motivaatiotekijä.

Keskustelunjärjestäjiä kutsuttaessa henkilökohtainen kontaktointi on tärkeää.

Ilmoittautumisten koordinointi ja lisäinformaation antaminen

Operatiivinen ydinryhmä vastaanottaa ja julkaisee tapahtumasivulla keskustelun järjestäjiksi ilmoittautuneet. Tapahtumasivulle on koottu lista keskustelun järjestäjistä organisaatio, tarkempi keskustelunaihe, aika, paikka ja mihin/kenelle keskustelijat voivat ilmoittautua.

Operatiivinen ydinryhmä auttaa keskustelunjärjestäjiä tarvittaessa tarkemman aiheen määrittelyssä ja vastaa keskustelunjärjestäjien kysymyksiin dialogeista ja tarvittaessa pyytää puuttuvia tietoja. Operatiivinen ydinryhmä järjestää myös perehdytystä järjestäjille. Jos teemasta on useampia keskustelukierroksia/päiviä, jokainen järjestäjä voi ilmoittautua kaikkiin päiviin tai vain yhteen keskustelupäivään.

Keskustelujen materiaalit

Operatiivinen ydinryhmä laatii materiaalit keskustelunjärjestäjille. Näihin kuuluvat ohjeistus keskustelun järjestämiseen, kutsupohja keskustelijoiden kutsumiseen, kutsu, dialogin käsikirjoitus, viestintäohjeistus ja -materiaalia. Materiaalit toimitetaan suoraan keskustelunjärjestäjiksi ilmoittautuneille, mutta ne julkaistaan myös tapahtumasivulla. Materiaalit käännetään aina ruotsiksi ja englanniksi. Keskustelun aiheesta riippuen voidaan tarjota myös muita käännöksiä. Käännöksiä muille kielille voidaan tehdä myös yhteistyössä keskustelujenjärjestäjien kanssa.

Keskusteluihin kutsuminen

Kukin keskustelunjärjestäjä kutsuu omaan dialogiinsa keskustelijat. Yhdessä keskusteluryhmässä on 3–12 osallistujaa. Keskustelunjärjestäjän kannattaa varautua myös useamman ryhmän mahdollistamiseen samalla keskustelukierroksella, siltä varalta, että osallistujiksi ilmoittautuu runsaasti ihmisiä. Keskustelunjärjestäjän rooliin kuuluu huolehtia, että kussakin keskusteluryhmässä on ohjaaja ja kirjuri. Lisäksi keskustelunjärjestäjä varaa fyysisen tilan keskustelulle tai virtuaalidialogiin käytettävän keskustelualustan kuten Teams- tai Zoom-kokouksen.

Keskustelijoiden kutsuminen kannattaa aloittaa heti kun on päättänyt järjestää keskustelun. Hyvä kutsumisaika on yleensä kuukausi tai vähän aiemmin ennen keskustelua.

Kutsumiseen kannattaa käyttää kaikkia niitä kanavia, joita käytössä on. Vaikka keskustelu on osa Kansallisia dialogeja, se ei tarkoita, että keskustelijat löytäisivät automaattisesti keskustelun. Mitä henkilökohtaisempaa kutsuminen on, sitä varmemmin keskustelijat tulevat mukaan. Lisää kutsumisesta löytyy keskustelujärjestäjän materiaalipaketista.

Keskustelunjärjestäjät voivat myös haastaa mukaan muita järjestäjiä.

Keskustelunjärjes­täjien perehdytys

Operatiivinen ydinryhmä valmistelee dialogien järjestäjien perehdytysmateriaalin ja suunnittelee perehdytyksen. Keskustelukierrosta kohden järjestetään kahdesta kolmeen perehdytystilaisuutta per keskustelupäivä. Nämä on tarkoitettu kaikille halukkaille keskustelunjärjestäjille, jotka ovat sitoutuneet järjestämään keskustelun.

Perehdytys on kahdesta kolmeen tuntia ja pitää sisällään kutsumisen, käsikirjoituksen ja aiheen läpikäynnin. Perehdytys rakentuu lyhyistä alustuksista ja yhteisestä keskustelusta. Tavoitteena on saada keskustelunjärjestäjille turvallinen ja luottavainen olo keskustelun järjestämiseen ja vastata kysymyksiin.

Kansallisen dialogin päivät

Varsinaisina keskustelupäivinä keskustelunjärjestäjät järjestävät keskustelun itselleen sopivaan kellonaikaan. Keskustelu on mahdollista järjestää myös jonain varsinaisen keskustelupäivän ympärillä olevana päivänä. Jotta keskustelun yhteenveto tulee osaksi kokonaisuutta, on kuitenkin tärkeää, että keskustelupäivä ei ole muutamaa päivää kauempana varsinaisesta keskustelupäivästä.

Keskustelun jälkeen keskustelunjärjestäjä toimittaa keskustelun yhteenvedon/kirjauksen virtuaalilinkin kautta ydinryhmälle. Keskustelunjärjestäjä voi tässä vaiheessa myös halutessaan viestiä omissa kanavissaan keskustelun oivalluksista ja mahdollisista jatkotoimista. Yhteenvedot tehdään aina anonymisoituina, eli niissä ei kerrota osallistujien nimiä eikä mitään sellaista, josta heidät voisi tunnistaa.

Kirjausten kokoaminen

Operatiivinen ydinryhmä ottaa vastaan keskustelujen kirjaukset varmistaen, että kaikki keskustelunjärjestäjät ovat toimittaneet yhteenvedot/kirjaukset järjestämistä dialogeistaan.

Kirjauksien toimittaminen yhteistä koontia varten lisää käytyjen keskustelujen vaikuttavuutta, koska siten ne vaikuttavat sen vuoden kansallisen yhteenvedon sisältöön ja sen kautta kaikkiin niihin kehittämishankkeisiin ja toimijoihin, joilla on aikomus hyödyntää yhteenvetoa oman työnsä tueksi.

Infograafi keskustelujen ja yhteenvetojen hyödyntämisestä.

Kirjauksien koostaminen kansalliseksi yhteenvedoksi

Operatiivisen ydinryhmän yhteydessä toimiva kirjausten koostajatiimi analysoi kirjaukset ja kirjoittaa ensimmäisen version kansallisesta yhteenvedosta. Koostajatiimi toimittaa sen ydinryhmälle kommenteille. Kommenttien jälkeen koostajatiimi viimeistelee yhteenvedon.

Kansallisten dialogien kirjaukset muodostavat lähtökohtaisesti kiinnostavan tutkimusaineiston käsiteltävästä aiheesta sekä dialogista. Onkin hyvä miettiä aina aihekohtaisesti kirjausten hyödyntämistä myös tutkimusaineistona.

Yhteenvedon julkaisu ja siitä viestiminen

Operatiivinen ydinryhmä huolehtii yhteenvedon julkaisusta ajankohtaista sivulla. Ydinryhmä laatii uutisen/tiedotteen, jota jaetaan ydinryhmän ja vakituisten keskustelujärjestäjien viestintäkanavia hyödyntäen. Tiedote löytyy myös tämän sivuston Uutiset kohdassa, jotta sitä on helppo jakaa myös sosiaalisessa mediassa. Tiedotteessa kerrotaan myös seuraavasta järjestettävästä dialogipäivästä ja kutsutaan mukaan lisää keskustelunjärjestäjiä.

Keskustelunjärjestäjille toimitetaan viestintämateriaalia heidän viestintänsä tueksi (esimerkiksi somenostoja ja -plansseja).

Yhteenvedot käännetään aina myös ruotsiksi ja englanniksi. Keskustelun aiheesta riippuen voidaan tehdä myös käännöksiä muille kielille.

Yhteenvedon välittäminen valtion ja kuntien hallinnolle

Operatiivinen ydinryhmä varmistaa, että yhteenveto ja siihen sisältyvät viestinnälliset kärjet saavuttavat aiheen kannalta oleelliset tahot valtion ja kuntien hallinnossa. Ydinryhmä pyrkii levittämään yhteenvetoa mahdollisimman laajasti eri toimijoille ja kerää palautetta yhteenvedosta. On hyvä tunnistaa, mikäli yhteenveto toimii syötteenä merkittäviin kansallisiin uudistuksiin tai lainsäädännön kehittämiseen. Kansallisten dialogien toiminnasta kerätään palautetta, jotta pystytään arvioimaan toiminnan vaikuttavuus esimerkiksi lainsäädännön kehittämisessä ja muissa uudistuksissa.

Kierroksen toteutuksen ja vaikuttavuuden arviointi

Operatiivinen ydinryhmä arvioi jokaisen keskustelukierroksen toteutuksen ja sen vaikuttavuuden. Arviointi perustuu keskustelunjärjestäjiltä, keskustelijoilta sekä muilta toimijoilta kerättävään palautteeseen ja kiinteään yhteistyöhön operatiivisen ydinryhmän ja vakituisten keskustelunjärjestäjien välillä. Arvioinnin tuloksia käytetään toiminnan kehittämiseen.

Vaikuttavuuden arvioinnista lisää täällä.

Operatiivisen ydinryhmän vakituisille keskustelunjärjestäjille järjestämät vertaistapaamiset muodostavat luonnollisen paikan tehdä arviointia myös dialogisesti. Operatiivinen ydinryhmä vastaa vaikuttavuuden arvioinnin viestimisestä eri kanavissa ja tavoitteena on, että myös keskustelunjärjestäjät välittäisivät tietoa omissa kanavissaan.

Kansallisen dialogin prosessi käynnistyy uudestaan

Kansallisen dialogin keskustelukierros kestää yleensä yhden kevät- tai syyskauden. Operatiivinen ydinryhmä arvioi keskustelukierroksen toteutuksen ja käynnistää seuraavan keskustelukierroksen aiheenvalintadialogilla.

Seuraava kierros toteutetaan edellä kuvatulla rakenteella. Mikäli yhteiskunnallinen tilanne vaatii, seuraava kierros voidaan järjestää myös samasta aiheesta.

Viestintä

Viestintä on avainasemassa Kansallisten dialogien suunnittelussa, toteutuksessa ja toiminnan tunnetuksi tekemisessä.

Viestintäviestintävastuu on kaikilla, erityisesti ydinryhmällä ja dialogien vakituisilla keskustelunjärjestäjillä. Keskustelunjärjestäjiä kannustetaan myös viestimään ja sitä tuetaan ydinryhmästä sisällöllisesti sekä materiaalein. Näin tieto toiminnasta saavuttaa myös muutoin vaikeasta tavoitettavia kohderyhmiä.

Viestinnän perustuu avoimuuteen, jotta kaikilla on mahdollisuus päästä toimintaan mukaan. Viestintä tavoitteena on kannustaa osallistumiseen.

Jotta Kansallisista dialogeista muodostuu koko Suomea ja ulkomailla asuvia suomalaisia yhdistävä toimintamalli, on tunnettuuden rakentaminen tärkeää.

Dialogiosaamisen lisääminen

Kansallisten dialogien seurauksena yhteiskunnan dialogiosaaminen kasvaa keskustelunjärjestäjillä ja keskustelijoilla. Kansallisiin dialogeihin tehdyt materiaalit sekä keskustelun ohjaajille ja kirjureille annettava perehdytys vaikuttavat suoraan erilaisten toimijoiden dialogiosaamisen lisääntymiseen. Erilaisten keskustelunjärjestäjien mukaan saaminen ja erilaisten aiheiden kirjo vaikuttaa myös ymmärrykseen siitä miten monenlaiset organisaatiot voivat dialogia käyttää.

Tavoitteena on myös kasvattaa laajempaa dialogikokonaisuuksien koordinointi- ja järjestämisosaamista. Operatiiviseen ydinryhmään suunnitellaan troikkamallia niin että 2–3 vuoden välein vastuuvetäjät ryhmässä vaihtuvat ja vaihto tehdään saattaen niin että kertynyt osaaminen siirtyy myös uusille tekijöille. Käytännössä tämä troikkamalli tarkoittaa, että uusien vastuuvetäjien on tarkoitus tulla toimintaan mukaan puolivälissä edellistä kautta.

Operatiivinen ydinryhmä tekee näkyväksi ja suosittelee Keskustelunjärjestäjille erilaisia dialogikoulutuksia. Käynnistysvaiheessa Operatiivinen ydinryhmä voi myös järjestää tarvittaessa koulutusta eri osa-alueista, esimerkiksi dialogin ohjaamisesta, järjestämisestä, kirjaamisesta tai kirjausten analysoimisesta ja yhteenvedon tekemisestä.