Beskrivning av processen för nationella dialoger och av diskussionsrundan
Det finns många samhällsaktörer som är involverade i modellen för nationella dialoger och ordnandet av dem.
Det finns många samhällsaktörer som är involverade i modellen för nationella dialoger och ordnandet av dem.
Ordnandet av respektive diskussionsrunda för nationella dialoger inleds med ett beslut om att ordna dialogen och välja tema.
På grund av en exceptionell, samhällelig situation, förändring eller kris kan kärngruppen fatta beslut om att inleda en diskussionsserie utan att tema väljs ut.
Under ledning av den operativa kärngruppen bereds de allmänna kallelsematerialen för dialog. Till dessa hör till exempel webbplatsens evenemangssida, e-postmeddelandemallar och meddelandemallar för sociala medier. Den operativa kärngruppen bereder också riktade inbjudningar enligt tema.
En del av diskussionsanordnarna ordnar diskussioner varje gång, oberoende av ämnet. Till dessa permanenta diskussionsanordnare skickar den operativa kärngruppen en inbjudan att ordna dialogen under varje runda. Läs mer om rollen som permanent diskussionsanordnare här.
Den operativa kärngruppen fastställer dessutom de målgrupper som är centrala med tanke på ämnet och försöker involvera så många olika aktörer och grupper som möjligt som diskussionsanordnare. Den operativa kärngruppen kontaktar dessa grupper med olika medel, såsom per telefon och e-post. Dessutom sprids inbjudan på bred front via olika kanaler för att få med nya diskussionsarrangörer.
Möjligheten att ordna en nationell dialog är öppen för alla intresserade från organisationer inom den offentliga sektorn och från stiftelser till privatpersoner.
Det är bra att beakta den olika verksamhetslogiken inom olika sektorer när man bjuder in diskussionsarrangörer. Organisationerna kan sannolikt smidigare ta i bruk nya verksamhetssätt och använda resurser för detta, när verksamheten svarar mot verksamhetens behov. I kommunerna och välfärdsområdena kan det behövas förvaltningstillstånd för att resurserna ska kunna användas för det nya verksamhetssättet. För företagen kan verksamheten basera sig på en ekonomisk motivering eller nytta. Dessa faktorer bör beaktas när diskussionsanordnarna bjuds in.
I kommunerna kan till exempel stärkandet av delaktigheten samt kopplingen av nationella dialoger till delaktighetsverksamheten vara en central motivationsfaktor.
När man bjuder in diskussionsarrangörer är det viktigt med personlig kontakt.
Den operativa kärngruppen tar emot och publicerar på evenemangssidan de som anmält sig som diskussionsarrangörer. På evenemangssidan finns en förteckning över diskussionsanordnarna: organisation, närmare samtalsämne, tid, plats och till vem/vilka diskussioner kan anmäla sig.
Den operativa kärngruppen hjälper vid behov diskussionsanordnarna att fastställa ett närmare tema och svarar på diskussionsanordnarnas frågor om dialoger och begär vid behov information som saknas. Den operativa kärngruppen ordnar också introduktion för anordnarna. Om det finns flera diskussionsrundor/dagar kring temat, kan varje arrangör anmäla sig till alla dagar eller endast en diskussionsdag.
Den operativa kärngruppen utarbetar material för diskussionsanordnarna. Till dessa hör instruktioner om hur man ordnar diskussionen, en inbjudan att bjuda in deltagarna, inbjudan, ett manuskript för dialogen, instruktioner och material om kommunikation. Materialet skickas direkt till dem som anmält sig som diskussionsanordnare, men det publiceras också på evenemangssidan. Materialet översätts alltid till svenska och engelska. Beroende på diskussionens ämne kan även andra översättningar erbjudas. Översättningar till andra språk kan också göras i samarbete med dem som ordnar diskussionerna.
Varje diskussionsarrangör bjuder in deltagarna till sin egen dialog. En diskussionsgrupp har 3–12 deltagare. Det lönar sig också för diskussionsanordnaren att förbereda sig på att möjliggöra flera grupper under samma diskussionsrunda, för den händelse att många människor anmäler sig som deltagare. Till diskussionsanordnarens roll hör att se till att det i varje diskussionsgrupp finns en handledare och en bojare. Dessutom reserverar diskussionsarrangören en diskussionsplattform för diskussioner i det fysiska rummet eller i virtuella dialoger, såsom ett Teams- eller Zoom-möte.
Det lönar sig att börja bjuda in debattörerna genast när man har beslutat att ordna diskussionen. En god kallelsetid är oftast en månad eller något tidigare före samtalet.
Det lönar sig att bjuda in alla de kanaler som används. Även om diskussionen är en del av de nationella dialogerna, betyder det inte att debattörerna automatiskt skulle hitta en diskussion. Ju mer personlig inbjudan är, desto säkrare kommer debattörerna med i diskussionen. Mer information om inbjudan finns i diskussionsarrangörens materialpaket.
Diskussionsanordnarna kan också bjuda in andra arrangörer.
Den operativa kärngruppen bereder ett introduktionsmaterial för dem som ordnar dialoger och planerar introduktionen. För varje diskussionsrunda ordnas två till tre introduktioner per diskussionsdag. Dessa är avsedda för alla som vill delta i diskussionen och som har förbundit sig att ordna den.
Inskolningen omfattar två till tre timmar och inbegriper kallelse, manuskript och genomgång av ämnet. Introduktionen bygger på korta anföranden och en gemensam diskussion. Målet är att diskussionsanordnarna ska vara trygga och tillitsfulla med att arrangera diskussionen och svara på frågor.
Under de egentliga diskussionsdagarna ordnar diskussionsanordnarna diskussionen vid en tidpunkt som passar dem själva. Det är också möjligt att ordna diskussionen någon dag invid den egentliga diskussionsdagen. För att sammanfattningen av diskussionen ska bli en del av helheten är det dock viktigt att diskussionsdagen inte ligger några dagar längre bort från den egentliga diskussionsdagen.
Efter diskussionen skickar diskussionsanordnaren ett sammandrag/en notering av diskussionen via den virtuella länken till kärngruppen. Diskussionsarrangören kan i detta skede också, om han eller hon så önskar, i sina egna kanaler informera om idéer och eventuella fortsatta åtgärder. Sammandragen görs alltid i anonymiserad form, dvs. de anger inte deltagarnas namn eller något sådant som gör det möjligt att identifiera dem.
Den operativa kärngruppen tar emot registreringar av samtal och säkerställer att alla diskussionsarrangörer har lämnat sammandrag/registreringar av sina dialoger.
Inlämnande av registreringar för gemensam sammanställning ökar effekterna av diskussionerna, eftersom de således inverkar på innehållet i den nationella sammanfattningen för det året och därigenom på alla utvecklingsprojekt och aktörer som har för avsikt att använda sammanfattningen till stöd för sitt eget arbete.
Ett team som sammanställer registreringar i anslutning till den operativa kärngruppen analyserar registreringarna och skriver den första versionen av det nationella sammandraget. Sammanställarteamet skickar det till kärngruppen för kommentarer. Efter kommentarerna färdigställer sammanfattningsteamet sammandraget.
Inskrivningarna i de nationella dialogerna utgör i princip ett intressant forskningsmaterial om det aktuella ämnet och om dialogen. Det är bra att varje tema överväga att utnyttja skrivningarna också som forskningsmaterial.
Den operativa kärngruppen ser till att sammanfattningen publiceras på den rutinspecifika sidan. Kärngruppen utarbetar en nyhet/ett meddelande som delas ut via kommunikationskanalerna för kärngruppen och de permanenta diskussionsanordnarna. Meddelandet finns också under nyheterna på denna webbplats, så att det är lätt att dela det även i sociala medier. i meddelandet berättas också om nästa dialogdag och bjuds in fler arrangörer för samtalet.
Diskussionsanordnarna får informationsmaterial som stöd för deras kommunikation (till exempel köp och planscher på sociala medier).
Sammanfattningarna översätts alltid också till svenska och engelska. Beroende på diskussionens ämne kan även översättningar till andra språk göras.
Den operativa kärngruppen säkerställer att sammanfattningen och de kommunikationsspetsar som ingår i den når de parter inom stats- och kommunförvaltningen som är väsentliga med tanke på ämnet. Kärngruppen strävar efter att sprida sammandraget så brett som möjligt till olika aktörer och samlar in respons om sammandraget. Det är bra att identifiera om sammanfattningen fungerar som underlag för betydande nationella reformer eller utveckling av lagstiftningen. Det samlas in respons om de nationella dialogernas verksamhet för att man ska kunna bedöma effekterna av verksamheten till exempel vid utveckling av lagstiftningen och andra reformer.
Den operativa kärngruppen utvärderar genomförandet av varje diskussionsrunda och dess effekter. Utvärderingen baserar sig på respons som samlas in från diskussionsanordnare, debattörer och andra aktörer och på ett nära samarbete mellan den operativa kärngruppen och de permanenta diskussionsanordnarna. Resultaten av utvärderingen används för att utveckla verksamheten.
Mer information om konsekvensbedömning finns här.
De möten som den operativa kärngruppen ordnar för de permanenta diskussionsanordnarna utgör en naturlig plats för bedömning även genom dialog. Den operativa kärngruppen ansvarar för kommunikationen om konsekvensbedömningen via olika kanaler och målet är att också diskussionsanordnarna förmedlar informationen via sina egna kanaler.
Diskussionsrundan för den nationella dialogen pågår i allmänhet en vår eller höst. Den operativa kärngruppen bedömer genomförandet av diskussionsrundan och inleder nästa diskussionsrunda med en dialog om val av teman.
Följande omgång genomförs med den ovan beskrivna strukturen. Om det samhälleliga läget kräver det, kan följande omgång ordnas också om samma ämne.
Kommunikationen har en nyckelroll i planeringen och genomförandet av nationella dialoger och i att göra verksamheten känd.
Kommunikationsansvaret vilar på alla, i synnerhet kärngruppen och de permanenta diskussionsanordnarna. Diskussionsarrangörerna uppmuntras också att kommunicera och stöds med innehåll och material från kärngruppen. På detta sätt når informationen om verksamheten även målgrupper som annars är svåra att nå.
Kommunikationen baserar sig på öppenhet för att alla ska ha möjlighet att delta i verksamheten. Kommunikationen syftar till att uppmuntra till deltagande.
För att de nationella dialogerna ska bli en verksamhetsmodell som förenar hela Finland och finländare bosatta utomlands är det viktigt att bygga upp kännedomen.
Till följd av de nationella dialogerna ökar samhällets interaktionskompetens hos diskussionsanordnarna och debattörerna. Materialet för de nationella dialogerna och introduktionen av dem som styr och bojarna påverkar direkt olika aktörers ökade kunskaper i dialog. Enligt olika diskussionsarrangörer påverkar möjligheten att delta och mångfalden av olika teman också förståelsen för hur många olika slags organisationer som kan använda sig av dialogen.
Målet är också att utöka kunskaperna om samordning och organisering av dialoghelheter. En trojkamodell planeras för den operativa kärngruppen så att de ansvariga ledarna byts ut med två till tre års mellanrum och konverteringen sker så att den samlade kompetensen också överförs till nya faktorer. I praktiken innebär denna trojkamodell att avsikten är att de nya ansvariga ledarna ska delta i verksamheten halvvägs från den föregående perioden.
Den operativa kärngruppen synliggör och rekommenderar olika slags dialogutbildningar för diskussionsanordnarna. I inledningsskedet kan den operativa kärngruppen också vid behov ordna utbildning inom olika delområden, t.ex. handledning, ordnande och registrering av dialog eller analysering av registreringar och upprättande av ett sammandrag.